2022年02月22日 Blog

更新も楽々!Google Workspaceのドキュメントやスライドはリンクで貼り付けを活用しよう

こんにちは、TechMagicのソフトウェアエンジニアの稲井です。
今回はドキュメント作成時の小ワザを紹介します。

皆さんは、Googleドキュメントやスライド、スプレッドシートを使用しているでしょうか。
TechMagic社では、全社員にTechMagic組織によって管理されたGoogleアカウントが発行されており、社内のファイルはGoogleドライブで管理しております。

仕様書等の開発資料や発表スライドの作成、実験データの集計等、様々な場面でGoogleドキュメントやGoogleスライド、Googleスプレッドシートが使用できます。

PC、スマホ、タブレット間でシームレスに作業を継続でき、多人数での同時編集もリアルタイムで反映され、編集履歴も残り、とても便利に使えます。また常にクラウドに保存されるため、突然の端末故障で作業中のデータが失われる心配はなく、安心して使用できます。

さてGoogleドキュメントでの資料作成ですが、図/表/グラフを挿入するときに他のアプリで作成したものを画像化して貼り付けたりしていないでしょうか。

今回紹介する内容は、そんな時に知っておくと便利な方法です。

※Google Workspace:2020年10月に「G Suite」から名称が変更されています。組織向けのGmailやGoogleカレンダーを含むコラボレーションツールの集合です。

概要

Googleドキュメントに挿入する図は、Googleスライドで作成して貼り付けると、図の更新反映が楽になります。別の資料に使い回す際にも元図のファイルを1箇所で管理できますし、内部ではユニークなIDで参照していますので、Googleドライブの別のフォルダに移動したり、ファイル名を変更してもリンク先の参照切れになりません。

操作方法は、貼り付けたいスライドをコピーし、ドキュメントに貼り付け時に「プレゼンテーションにリンク」を選択します。これでリンクされていますので、元図を編集したら更新ボタンを押すだけで即座に反映されます。

以下に操作の様子を動画で示します。

操作方法

Googleドキュメントへの貼り付け

  1. Googleスライドで図を描く

  2. スライドをコピーし、Googleドキュメントに貼り付け
    (「プレゼンテーションにリンク」を選択して貼り付け)

       3.必要な領域にトリミング&リサイズ

更新の方法

更新は「ツール」→「リンクされたオブジェクト」から一括更新もできますし、個別の図や表ごとに更新することもできます。

表・グラフの場合

この方法はGoogleスプレッドシートの表やグラフでも使えます。

貼り付けたい表やグラフを選択し、コピーします。

Googleドキュメントで貼り付けます。

「スプレッドシートにリンク」を選択して貼り付けを押します。

Googleスライドへの貼り付け

Googleスライドに表やグラフを貼り付けることもできます。

貼り付けたいグラフをコピーし、Googleスライドで貼り付けます。

「スプレッドシートにリンク」を選択して貼り付けを押します。

なお、Googleスライド同士のリンクも可能です。

元図の保存場所がわからなくなったとき

元図のファイルの保存場所がわからなくなった場合は、図の右上のリンクアイコンの「ソースデータを開く」から開くことができます。

まとめ

今回の記事では、GoogleドキュメントやGoogleスライドに挿入する図や表、グラフを「リンク」する方法をお伝えしました。

実はGoogle図形描画というサービスがあるのですが、Googleスライドの方が扱い易いと感じたため、Googleスライドのリンク方法を取り上げました。

Google Workspaceでは他にもアンケート配布収集に便利なGoogleフォームや、Webサイト作成に便利なGoogleサイトなどがあります。

Googleドライブに拡張機能が必要ですが、アクティビティ図やシーケンス図などのUMLを書くこともできます。
(参考:Diagrams.net https://www.diagrams.net/)

これらを組み合わせて利用する際に、リンクを活用することで、より楽に便利にドキュメント作成、コンテンツ作成ができるようになります。

参考文献

 

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